Een managementrapportage geeft inzicht in de financiële en operationele prestaties van een organisatie. Niet alleen door cijfers op een rij te zetten, maar vooral door zichtbaar te maken wat er binnen de organisatie gebeurt, waar afwijkingen ontstaan en welke ontwikkelingen aandacht vragen. Denk aan omzet en resultaat, maar ook aan marges, kostenontwikkeling, cashflow, budgetten, forecasts en relevante KPI’s.
Welke informatie belangrijk is, verschilt per organisatie. Goede managementrapportages draaien daarom niet om zoveel mogelijk cijfers, maar om de juiste managementinformatie en stuurinformatie om te kunnen beoordelen waar je staat, waar je naartoe beweegt en waar eventueel moet worden bijgestuurd.
Wat is een management-rapportage?
Een managementrapportage is een periodiek overzicht van financiële en operationele informatie waarmee ondernemers en managementteams de prestaties en ontwikkeling van een organisatie kunnen volgen. Vaak vormt de financiële administratie hiervoor de basis. Denk aan omzet, kosten en resultaat. Maar een managementrapportage gaat veel verder dan alleen financiële cijfers.
Ook informatie over bijvoorbeeld marges, liquiditeit, budgetten, forecasts, omloopsnelheid, productiviteit of andere KPI’s kan worden meegenomen. Het doel is uiteindelijk eenvoudig: de informatie beschikbaar maken die nodig is om een organisatie goed te kunnen sturen.
Laat ons dit oplossen
Wat staat er in een management-rapportage?
Er bestaat geen standaard managementrapportage die voor iedere organisatie werkt. Welke cijfers en KPI’s relevant zijn, hangt af van het bedrijfsmodel, de doelstellingen en de beslissingen die binnen de organisatie worden genomen. De kracht van een goede managementrapportage zit in het combineren van financiële en operationele informatie.
Een managementrapportage kan onder andere inzicht geven in:
- Ontwikkeling in samenstelling en omvang van omzet en marge per tijdseenheid,
- Kostendrivers en afhankelijkheid van volume
- Resultaten per afdeling
- Liquiditeit en cashflow;
- Budget versus realisatie;
- Forecasts en verwachte resultaten;
- Kosten voor het aanhouden van werkkapitaal
- Ouderdom van de debiteuren en crediteuren;
- financiële en operationele KPI’s;
- afwijkingen en trends ten opzichte van eerdere periodes.
Een goede managementrapportage maakt daarbij onderscheid tussen informatie die interessant is om te weten en informatie die daadwerkelijk nodig is om beslissingen te nemen. Meer cijfers betekent namelijk niet automatisch meer inzicht.
Laat ons dit oplossenWat is het verschil tussen financiële rapportage en management-rapportage?
Een financiële rapportage geeft inzicht in de financiële resultaten over een bepaalde periode. Je ziet bijvoorbeeld hoeveel omzet er is gerealiseerd, welke kosten zijn gemaakt en welk resultaat daaruit voortkomt. Denk hierbij aan een balans, een winst- en verliesrekening met kasstroomoverzicht.
Een managementrapportage gebruikt deze financiële cijfers als basis, maar plaatst ze in een bredere context en maakt onderlinge afhankelijkheden tussen processen duidelijk. Hoe verhoudt de omzet zich tot het budget? Waarom verandert de marge? Hoe ontwikkelt de cashflow zich? Welke kosten stijgen harder dan verwacht? En wat betekent de huidige ontwikkeling voor de rest van het jaar?
Daarmee verschuift de aandacht van alleen registreren wat er is gebeurd naar begrijpen wat de cijfers betekenen en wat je ermee kunt doen
Laat ons dit oplossen
Wij werken met
Krijg snel inzicht in jouw financiële situatie.
Weet je waar je bedrijf financieel staat én waar kansen liggen om bij te sturen? Met de Prismium QuickScan krijg je in slechts een paar minuten een eerste beeld van jouw financiële situatie.
Aan de hand van 6 gerichte vragen ontdek je waar je al grip op hebt en waar mogelijk nog kansen liggen. Zo weet je beter waar je aandacht nodig is om met vertrouwen vooruit te kijken.
Doe de Prismium QuickScan!
Van terugkijken naar vooruitkijken.
Veel financiële informatie is per definitie gebaseerd op het verleden. De maand is afgesloten, de administratie is bijgewerkt en vervolgens wordt zichtbaar wat er in die periode is gebeurd. Die informatie blijft belangrijk, maar om een organisatie te sturen, wil je ook weten wat de huidige ontwikkeling betekent voor de komende maanden.
Daarom worden in managementrapportages vaak verschillende soorten managementinformatie gecombineerd. Denk bijvoorbeeld aan gerealiseerde cijfers naast een begroting, actuele resultaten naast een forecast of de huidige cashpositie naast een cashflowprognose.
Zo kun je niet alleen constateren dat een resultaat afwijkt, maar ook eerder zien welke gevolgen een ontwikkeling kan hebben als deze doorzet.
Laat ons dit oplossenWat is management-informatie?
Managementinformatie is de informatie die ondernemers en managementteams gebruiken om prestaties te beoordelen, ontwikkelingen te volgen en beslissingen te nemen. Financiële informatie is daar een belangrijk onderdeel van, maar managementinformatie hoeft niet uitsluitend financieel te zijn. Afhankelijk van de organisatie kunnen bijvoorbeeld ook klantontwikkeling, bezettingsgraad, productiviteit, orderportefeuille, personeelskosten of andere operationele KPI’s relevant zijn.
De vraag is steeds: Welke informatie heb je nodig om te kunnen bepalen of de organisatie op koers ligt?
Het antwoord op die vraag bepaalt welke managementinformatie relevant is en dus terug zou moeten komen in de managementrapportage.
Laat ons dit oplossen
Wat is stuurinformatie?
Stuurinformatie bestaat uit cijfers en indicatoren die helpen om te bepalen of een organisatie op koers ligt en waar actie of bijsturing nodig is. Managementinformatie en stuurinformatie worden daarom vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een nuance tussen.
Managementinformatie geeft inzicht in hoe de organisatie presteert. Stuurinformatie helpt vervolgens om te bepalen wat je met die informatie moet doen. Een omzetcijfer op zichzelf geeft bijvoorbeeld informatie. De ontwikkeling in de samenstelling van die omzet ten opzichte van het budget, de marge en de forecast geeft veel meer houvast om daadwerkelijk op te sturen.
Goede stuurinformatie maakt daarom niet alleen cijfers zichtbaar, maar brengt ook verbanden, ontwikkelingen en afwijkingen in beeld.
Laat ons dit oplossenManagement dashboard: belangrijke stuurinformatie in één overzicht
Een management dashboard is een visuele weergave van belangrijke managementinformatie en stuurinformatie. Relevante cijfers en KPI’s worden hierin samengebracht, zodat snel zichtbaar wordt hoe de organisatie presteert.
Een management dashboard kan bijvoorbeeld inzicht geven in omzetontwikkeling, resultaat, marges, cashflow, budgetafwijkingen en forecasts. Het voordeel daarvan is vooral overzicht. In plaats van verschillende rapportages, spreadsheets en financiële overzichten naast elkaar te leggen, wordt de belangrijkste informatie op één plek zichtbaar.
Maar een mooi management dashboard is niet automatisch een goed dashboard. Twintig grafieken kunnen indrukwekkend ogen, maar voegen weinig toe wanneer niet duidelijk is welke cijfers belangrijk zijn. De inrichting van management dashboards begint daarom niet bij de techniek of visualisatie, maar bij de vraag: Waarop wil je als organisatie kunnen sturen? Pas daarna kun je bepalen welke KPI’s en stuurinformatie in het management dashboard thuishoren.
Laat ons dit oplossen
Welke KPI’s horen in een managementrapportage?
De juiste KPI’s verschillen per organisatie. Voor vrijwel iedere onderneming zijn omzet, kosten, resultaat en liquiditeit relevant. Maar om te begrijpen waardoor deze cijfers veranderen, is vaak aanvullende managementinformatie nodig. Een organisatie kan bijvoorbeeld sturen op brutomarge per dag, omzet per medewerker, gemiddelde orderwaarde, bezettingsgraad, terugkerende omzet of debiteurentermijnen.
Welke KPI’s waardevol zijn, hangt af van je doelstellingen en bedrijfsmodel. Een goede KPI helpt je om:
- prestaties te volgen;
- afwijkingen eerder te signaleren;
- ontwikkelingen met elkaar te vergelijken;
- oorzaken achter financiële resultaten beter te begrijpen;
- te bepalen wanneer bijsturing nodig is.
Een KPI opnemen omdat deze eenvoudig beschikbaar is, heeft weinig waarde. Een KPI opnemen omdat deze helpt om een belangrijke ontwikkeling eerder te signaleren, wel.
Hoe vaak maak je een management-rapportage?
Veel organisaties werken met een maandelijkse managementrapportage. Dat geeft voldoende regelmaat om ontwikkelingen te volgen en tijdig te kunnen bijsturen.
De juiste frequentie hangt echter af van de organisatie en het type informatie. Sommige stuurinformatie kan dagelijks relevant zijn, terwijl andere ontwikkelingen prima maandelijks of per kwartaal beoordeeld kunnen worden. Belangrijker dan de exacte frequentie is dat er een vast ritme ontstaat waarin cijfers worden verzameld, geanalyseerd en besproken. Een managementrapportage krijgt namelijk pas echt waarde wanneer de informatie ook wordt gebruikt om keuzes te maken.
Laat ons dit oplossen
Wanneer worden management-rapportages belangrijk?
Naarmate een organisatie groeit, wordt sturen op alleen omzet, banksaldo of het uiteindelijke resultaat steeds lastiger. Er komen meer klanten, medewerkers, kostenposten, processen en verantwoordelijkheden bij. Daardoor wordt het moeilijker om op basis van losse cijfers te beoordelen hoe de organisatie daadwerkelijk presteert.
Managementrapportages kunnen dan helpen om structuur aan te brengen in de beschikbare informatie en belangrijke ontwikkelingen eerder zichtbaar te maken.
Bijvoorbeeld wanneer je:
- meer grip wilt krijgen op kosten, marges en resultaat;
- wilt begrijpen waardoor resultaten veranderen;
- eerder wilt zien wanneer doelstellingen niet worden gehaald;
- werkt met budgetten en forecasts;
- inzicht wilt krijgen in toekomstige liquiditeit;
- investeringen of groeiplannen financieel wilt onderbouwen;
- verantwoordelijkheden binnen een managementteam wilt verduidelijken.
Het doel is daarbij niet om iedere ontwikkeling in een management dashboard te vangen. Het gaat erom dat je voldoende stuurinformatie hebt om op tijd de juiste vragen te kunnen stellen.
Laat ons dit oplossenHoe maak je van cijfers bruikbare stuurinformatie?
Een goede managementrapportage begint bij een betrouwbare financiële administratie. Wanneer de cijfers waarop de rapportage is gebaseerd niet volledig of actueel zijn, wordt het lastig om er goede conclusies aan te verbinden.
De volgende stap is bepalen welke informatie nodig is om de organisatie daadwerkelijk te sturen. Welke cijfers zeggen iets over de prestaties? Welke ontwikkelingen wil je eerder kunnen herkennen? Waar wil je op kunnen bijsturen? En welke informatie heb je nodig om toekomstige keuzes te onderbouwen?
Dat betekent ook dat een managementrapportage mee kan veranderen met de organisatie. De stuurinformatie die vandaag belangrijk is, hoeft over twee jaar niet dezelfde te zijn.
Managementrapportages die passen bij je organisatie
Prismium helpt organisaties om financiële cijfers te vertalen naar managementinformatie en stuurinformatie die daadwerkelijk bruikbaar is in de dagelijkse en strategische besluitvorming. Daarbij kijken we niet alleen naar de rapportage zelf. We kijken ook naar de financiële administratie, processen, doelstellingen en informatiebehoefte die eraan ten grondslag liggen.
Welke informatie heb je al? Welke inzichten ontbreken? Welke KPI’s zijn werkelijk relevant? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat je niet alleen terugkijkt naar de afgelopen periode, maar ook beter vooruit kunt kijken?
Dat kan betekenen dat bestaande managementrapportages worden aangescherpt, KPI’s opnieuw worden bepaald of relevante informatie wordt samengebracht in een overzichtelijk management dashboard. Het dashboard of de rapportage is daarbij niet het einddoel.
Het gaat erom dat je begrijpt wat je cijfers zeggen en ze kunt gebruiken om betere keuzes te maken.
Laat ons dit oplossen
Managementrapportage als onderdeel van financiële sturing
Een managementrapportage staat niet op zichzelf. Betrouwbare administratie, heldere financiële processen, managementrapportages, forecasts en periodieke analyse versterken elkaar. Samen zorgen ze ervoor dat financiële informatie niet alleen beschikbaar is wanneer er gerapporteerd moet worden, maar ook wanneer er beslissingen genomen moeten worden.
Prismium helpt ondernemers om die financiële structuur zo in te richten dat cijfers steeds meer als stuurmiddel kunnen worden gebruikt. Zo ontstaat meer grip op waar je organisatie vandaag staat én waar je naartoe beweegt.
Laat ons dit oplossenMeer uit je managementinformatie halen?
Heb je al managementrapportages, maar merk je dat je er nog onvoldoende op kunt sturen? Of wil je onderzoeken welke managementinformatie en KPI’s voor jouw organisatie relevant zijn? Plan een vrijblijvende videoafspraak met Jeroen.
Wil je snel inzicht in de financiële gezondheid van je organisatie? Met de QuickScan krijg je in korte tijd een helder beeld van waar je financieel staat, welke ontwikkelingen aandacht vragen en waar kansen liggen om beter te sturen.
Veelgestelde vragen over managementrapportages
Een managementrapportage is een periodiek overzicht van financiële en operationele informatie waarmee ondernemers en managementteams de prestaties en ontwikkeling van een organisatie volgen. Denk aan omzet, kosten, resultaat, cashflow, budgetten, forecasts en relevante KPI’s.
De inhoud verschilt per organisatie. Veel managementrapportages bevatten informatie over omzet, kosten, resultaat, marges, liquiditeit, cashflow, budget versus realisatie, forecasts en financiële of operationele KPI’s. Welke informatie relevant is, hangt af van de doelstellingen en informatiebehoefte van de organisatie.
Managementinformatie is informatie die wordt gebruikt om de prestaties en ontwikkeling van een organisatie te beoordelen en beslissingen te ondersteunen. Dit kunnen financiële cijfers zijn, maar ook operationele gegevens en KPI’s.
Stuurinformatie bestaat uit cijfers en indicatoren waarmee je kunt bepalen of een organisatie op koers ligt en waar eventueel moet worden bijgestuurd. Goede stuurinformatie maakt ontwikkelingen en afwijkingen zichtbaar en helpt om tijdig actie te ondernemen.
Een management dashboard is een visueel overzicht waarin belangrijke managementinformatie, stuurinformatie en KPI’s worden samengebracht. Het doel is om snel inzicht te krijgen in prestaties, ontwikkelingen en afwijkingen binnen de organisatie.
Een managementrapportage bevat periodieke informatie over de prestaties en ontwikkeling van een organisatie en kan ook analyses en toelichting bevatten. Een management dashboard presenteert belangrijke KPI’s en stuurinformatie vooral visueel en overzichtelijk en kan realtime online worden bekeken. In de praktijk kunnen beide elkaar aanvullen.
Veel organisaties maken maandelijks een managementrapportage. De juiste frequentie hangt af van de organisatie en de informatie waarop wordt gestuurd. Sommige KPI’s zijn bijvoorbeeld dagelijks relevant, terwijl andere cijfers maandelijks of per kwartaal kunnen worden beoordeeld.
Klaar om samen
stappen te zetten?
Wil je meer grip op jouw organisatie en doelgericht werken aan verbetering? Dan gaan we
graag met je in gesprek. Samen brengen we inzicht, structuur en vooruitgang. Neem
contact met ons op en ontdek hoe onze werkwijze voor jouw organisatie werkt.